In der digitalen Ära ist Datenschutz zu einem zentralen Thema für Unternehmen aller Größenordnungen geworden. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und andere Datenschutzgesetze erfordern oft, dass Organisationen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernennen. In diesem Artikel werden wir uns darauf konzentrieren, was ein externer Datenschutzbeauftragter ist, was er macht, seine Vorteile gegenüber internen Datenschutzbeauftragten, die Kosten und wie man einen solchen Beauftragten findet.

Wer ist der externe Datenschutzbeauftragte?

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine Person oder ein Dienstleister, die von einer Organisation damit beauftragt wird, die Rolle des Datenschutzbeauftragten (DSB) zu übernehmen, ohne ein interner Mitarbeiter zu sein. Ein Externer Datenschutzbeauftragter ist eine zertifizierte Fachkraft, die ihre Qualifikation durch ein umfassendes Studium und eine erfolgreiche Prüfung durch eine autorisierte staatliche Stelle erworben hat.

Diese Rolle ist besonders relevant im Zusammenhang mit der DSGVO und anderen Datenschutzgesetzen, die von vielen Unternehmen die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten verlangen. Externe Datenschutzbeauftragte bringen Fachwissen und außerhalb der Organisation erworbene Erfahrungen mit. Sie bieten unabhängige Überwachung und Beratung in Datenschutzfragen, helfen bei der Entwicklung und Umsetzung von Datenschutzrichtlinien und -verfahren und fungieren als Vermittler zwischen dem Unternehmen und den Aufsichtsbehörden.

Was macht der externe Datenschutzbeauftragte?

Die Hauptaufgaben eines externen DSB umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:

• Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften: Der externe Datenschutzbeauftragte (DSB) überwacht proaktiv die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorschriften durch das Unternehmen. Er identifiziert Risiken und Schwachstellen in den datenverarbeitenden Prozessen und sorgt für Korrekturen, um Compliance zu gewährleisten.
• Beratung des Unternehmens in Datenschutzfragen: Der externe DSB agiert als Berater für das Unternehmen in allen Datenschutzangelegenheiten. Er hilft bei der Interpretation und Umsetzung von Datenschutzgesetzen, berät bei der Entwicklung datenschutzkonformer Prozesse und unterstützt bei der Entscheidungsfindung.
• Schulung der Mitarbeiter in Datenschutzpraktiken: Er entwickelt und implementiert Schulungsprogramme für Mitarbeiter, um ihr Bewusstsein und Verständnis für Datenschutz zu fördern. Durch regelmäßige Schulungen stellt er sicher, dass das Personal über aktuelle Datenschutzpraktiken informiert und in der Lage ist, diese anzuwenden.
• Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden: Der externe DSB dient als primärer Kontakt zwischen dem Unternehmen und den Datenschutzaufsichtsbehörden. Er kommuniziert mit den Behörden, meldet Datenschutzverletzungen und unterstützt bei Untersuchungen oder Anfragen der Aufsichtsbehörden.
• Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen: Er führt Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) für geplante datenverarbeitende Aktivitäten durch, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen könnten. Dies hilft, Risiken zu identifizieren und zu minimieren, bevor neue Prozesse oder Systeme implementiert werden.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten im Vergleich zu intern geschultem Personal zum Thema Datenschutz

1. Expertise: Externe Datenschutzbeauftragte (DSBs) verfügen über ein hohes Maß an Spezialisierung und Erfahrung, die sie in einer Vielzahl von Branchen und bei unterschiedlichen Datenschutzherausforderungen gesammelt haben. Dieses umfassende Wissen ermöglicht es ihnen, maßgeschneiderte Lösungen für die spezifischen Datenschutzbedürfnisse eines Unternehmens zu entwickeln. Im Vergleich zu internen Mitarbeitern, die möglicherweise andere Verantwortlichkeiten haben und nicht immer auf dem neuesten Stand der Datenschutzpraktiken sind, bieten externe DSBs aktuelles und tiefgehendes Fachwissen.

2. Kosteneffizienz: Die Entscheidung für einen externen DSB kann aus wirtschaftlicher Sicht vorteilhaft sein. Unternehmen müssen nicht die Gehälter, Sozialleistungen oder Weiterbildungskosten tragen, die mit einer Vollzeitstelle verbunden sind. Darüber hinaus entfallen langfristige finanzielle Verpflichtungen. Unternehmen zahlen lediglich für die tatsächlich in Anspruch genommenen Dienstleistungen, was oft günstiger ist als die Beibehaltung eines internen DSBs, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen.

3. Objektivität: Ein externer DSB kann unparteiisch und objektiv handeln, da er keine direkte Bindung zu internen Gruppen oder Interessenkonflikten innerhalb des Unternehmens hat. Diese Unvoreingenommenheit ist besonders wertvoll bei der Bewertung von Datenschutzpraktiken und -prozessen, der Untersuchung von Datenschutzverletzungen und der Beratung zu Datenschutzstrategien. Externe DSBs können kritische Punkte ansprechen und Verbesserungen vorschlagen, ohne durch betriebsinterne Dynamiken beeinflusst zu werden.

4. Flexibilität: Unternehmen können den Umfang der von externen DSBs bereitgestellten Dienstleistungen leicht an ihren aktuellen Bedarf anpassen. Dies ist besonders vorteilhaft in Zeiten veränderlicher Datenschutzanforderungen oder während Phasen des Wachstums oder der Reorganisation. Externe DSBs können schnell einbezogen werden, um spezifische Projekte zu unterstützen oder zusätzliche Ressourcen bereitzustellen, ohne die Notwendigkeit, langfristige Verpflichtungen einzugehen oder interne Ressourcen umzuverteilen.

5. Zugang zu Netzwerken und Ressourcen: Externe Datenschutzbeauftragte bringen oft ein umfangreiches Netzwerk von Kontakten und Ressourcen mit, einschließlich Verbindungen zu Datenschutzbehörden, Branchenverbänden und Fachkollegen. Dieser Zugang kann für Unternehmen von unschätzbarem Wert sein, indem er Einblicke in bewährte Praktiken, Trends im Datenschutz und regulatorische Entwicklungen bietet. Darüber hinaus können externe DSBs auf spezialisierte Tools und Technologien zugreifen, die für die Bewertung und Verbesserung von Datenschutzmaßnahmen erforderlich sind.

6. Minimierung von Interessenkonflikten: In manchen Fällen kann die Ernennung eines internen Mitarbeiters zum Datenschutzbeauftragten zu Interessenkonflikten führen, insbesondere wenn seine Rolle oder Verantwortlichkeiten in direktem Widerspruch zu Datenschutzbelangen stehen. Externe DSBs sind von solchen internen Strukturen losgelöst und können ihre Aufgaben ohne solche Konflikte wahrnehmen, was eine unparteiische Überwachung und Beratung in Datenschutzfragen sicherstellt.

Wie viel kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Investition in einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) ist für viele Unternehmen eine wesentliche Überlegung geworden, insbesondere im Licht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer relevanter Datenschutzgesetze. Die Kosten für solche Dienstleistungen können erheblich variieren und sind von mehreren entscheidenden Faktoren abhängig. Verstehen zu können, wie sich die Preise zusammensetzen, hilft Organisationen, die für sie passende Datenschutzlösung zu finden und gleichzeitig das Budget im Blick zu behalten.

Faktoren, die die Kosten beeinflussen

1. Unternehmensgröße und -komplexität: Die Größe eines Unternehmens und die Komplexität seiner Datenverarbeitungsaktivitäten spielen eine erhebliche Rolle bei der Bestimmung der Kosten für einen externen DSB. Kleinere Unternehmen mit weniger komplexen Datenverarbeitungsprozessen können erwarten, weniger zu zahlen als große Konzerne, deren Datenverarbeitungsaktivitäten umfangreich und vielfältig sind. Der Arbeitsaufwand, der mit der Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften verbunden ist, steigt mit der Komplexität der Datenverarbeitung.

2. Branche und Risikostufe: Einige Branchen unterliegen aufgrund der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten oder ihrer Kunden höheren Datenschutzrisiken. Beispielsweise haben Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und Bildungseinrichtungen strengere Datenschutzanforderungen, was sich in den Kosten für externe Datenschutzbeauftragte widerspiegeln kann.

3. Umfang der Dienstleistung: Die Spanne der benötigten Dienstleistungen kann ebenfalls die Kosten beeinflussen. Einige Unternehmen benötigen möglicherweise nur eine grundlegende Beratung und gelegentliche Überprüfungen, während andere umfassende Unterstützung einschließlich regelmäßiger Audits, Mitarbeiterschulungen und fortlaufender Beratung benötigen. Je umfangreicher der Service, desto höher die Kosten.

Preisgestaltung und Optionen

Die meisten Anbieter von externen Datenschutzbeauftragten nutzen Preismodelle, die auf monatlichen Pauschalgebühren basieren. Diese Gebühren können von einigen hundert Euro für kleinere Unternehmen bis zu mehreren tausend Euro für Großkonzerne reichen. Es ist wichtig zu beachten, dass einige Dienstleister flexible Pakete anbieten, die auf die spezifischen Anforderungen und das Budget eines Unternehmens zugeschnitten sind.

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Ist es notwendig, einen Datenschutzbeauftragten zu haben?

Ja, für viele Unternehmen ist es gemäß DSGVO und anderen Datenschutzgesetzen erforderlich, einen DSB zu ernennen, insbesondere wenn sie umfangreich personenbezogene Daten verarbeiten oder besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.

Die Frage, ob es notwendig ist, einen Datenschutzbeauftragten zu haben, lässt sich nicht mit einem einfachen Ja oder Nein beantworten, denn die Notwendigkeit hängt von verschiedenen Faktoren ab, die im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationalen Datenschutzgesetzen betrachtet werden müssen. Grundsätzlich gilt jedoch, dass bestimmte Organisationen verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu ernennen, sei es intern oder extern.

Eine solche Verpflichtung besteht insbesondere für Organisationen, die mindestens 10 Mitarbeiter beschäftigen, die systematisch mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind. Dies gilt unabhängig davon, ob diese Mitarbeiter in Vollzeit, Teilzeit oder auf freiberuflicher Basis tätig sind. Der DSB spielt eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass die Organisation die Datenschutzgesetze einhält, indem er die Verarbeitungsaktivitäten überwacht und als Berater in Datenschutzfragen fungiert.

Des Weiteren ist die Ernennung eines DSB unerlässlich für Organisationen im Gesundheitswesen, im E-Commerce, für Betreiber von Profiling-Webportalen sowie für Unternehmen, die große Mengen an Nutzerdaten verarbeiten. Dies betrifft Daten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder anderen betroffenen Personen. Ebenso sind Organisationen, die mit der Verarbeitung sensibler Daten befasst sind, dazu verpflichtet, einen DSB zu ernennen. Sensible Daten umfassen Informationen über die Gesundheit, die politische Meinung, die religiöse oder weltanschauliche Überzeugung von Personen und ähnliche Kategorien.

Die Ernennung eines DSB ist daher nicht nur eine Frage der gesetzlichen Compliance, sondern auch ein wichtiger Schritt zum Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten von Individuen. Ein Datenschutzbeauftragter hilft Organisationen, Datenschutzrisiken zu minimieren, Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern aufzubauen und potenzielle Bußgelder wegen Nichteinhaltung der DSGVO zu vermeiden. Kurz gesagt, die Rolle eines Datenschutzbeauftragten ist in der heutigen datengetriebenen Welt unerlässlich für Organisationen, die unter die oben genannten Kriterien fallen.

Wo kann ich einen externen Datenschutzbeauftragten finden?

• Fachverbände: Branchenverbände bieten oft Verzeichnisse oder Empfehlungen. (Externer Datenschutzbeauftragter von Globeria)
• Datenschutzberatungsfirmen: Spezialisierte Beratungsfirmen bieten oft externe DSB-Dienstleistungen an.(Externer Datenschutzbeauftragter von Globeria)
• Empfehlungen: Netzwerke und Empfehlungen von Geschäftspartnern können wertvoll sein. (Externer Datenschutzbeauftragter von Globeria)
• Online-Marktplätze: Plattformen, die spezialisierte Dienstleistungen vermitteln, können Optionen bieten.(Externer Datenschutzbeauftragter von Globeria)

Fazit

Die Wahl zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich der Größe Ihres Unternehmens, der Art der verarbeiteten Daten und Ihrer Budgetbeschränkungen. Ein externer DSB kann eine kosteneffiziente Lösung bieten, die Expertise und Unabhängigkeit in Ihr Datenschutzprogramm bringt. Bei der Auswahl eines externen DSB ist es wichtig, deren Erfahrung, Fachwissen und die Fähigkeit, sich in die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens einzufügen, zu berücksichtigen.