Wann und warum brauchen Sie einen Datenschutzbeauftragten?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat seit ihrer Einführung im Mai 2018 die Anforderungen an den Datenschutz in Unternehmen erheblich verschärft. Für viele Unternehmen stellt sich die Frage: Brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten? Und wenn ja, wann und warum ist dies notwendig? In diesem Blogbeitrag klären wir, unter welchen Umständen ein Datenschutzbeauftragter erforderlich ist, welche Vorteile er bringt und wie Sie die DSGVO-Compliance in Ihrem Unternehmen sicherstellen können – insbesondere in Berlin. Am Ende stellen wir Ihnen die Dienstleistungen von Globeria Datenschutz vor, Ihrem Partner für DSGVO-Compliance in Berlin.
Was ist ein Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine Person, die ein Unternehmen oder eine öffentliche Stelle in allen Fragen des Datenschutzes berät und überwacht. Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind in Art. 39 DSGVO geregelt und umfassen unter anderem:
- Beratung zu datenschutzrechtlichen Verpflichtungen.
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften.
- Schulung von Mitarbeitern und Sensibilisierung für Datenschutzthemen.
- Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden, z. B. der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Ein Datenschutzbeauftragter kann intern (ein Mitarbeiter des Unternehmens) oder extern (z. B. ein externer Datenschutzbeauftragter in Berlin) bestellt werden.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Die DSGVO legt in Art. 37 DSGVO fest, wann ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen muss. Es gibt drei Hauptsituationen, in denen die Bestellung verpflichtend ist:
1. Öffentliche Stellen
Öffentliche Behörden und Stellen müssen grundsätzlich einen Datenschutzbeauftragten bestellen, unabhängig von der Art der Datenverarbeitung (Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ausnahmen gelten nur für Gerichte, wenn sie in ihrer justiziellen Funktion tätig sind.
2. Umfangreiche Verarbeitung personenbezogener Daten
Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn ein Unternehmen Tätigkeiten ausübt, die eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erfordern (Art. 37 Abs. 1 lit. b DSGVO). Beispiele hierfür sind:
- Online-Tracking durch Werbenetzwerke.
- Überwachung von Mitarbeitern durch Software.
- Betrieb von Kundenbindungsprogrammen mit umfangreicher Datenanalyse.
3. Verarbeitung sensibler Daten
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist auch dann Pflicht, wenn ein Unternehmen in großem Umfang besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet (Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO). Dazu zählen gemäß Art. 9 DSGVO:
- Gesundheitsdaten (z. B. in Krankenhäusern oder Arztpraxen).
- Daten über die ethnische Herkunft, politische Meinungen oder religiöse Überzeugungen.
Zusätzliche nationale Regelungen
In Deutschland ergänzt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Vorgaben der DSGVO. Nach § 38 BDSG müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Diese Schwelle wurde im Zuge der DSGVO-Anpassung im Jahr 2019 von 10 auf 20 Personen angehoben.
Praxisbeispiel: Ein Berliner Online-Shop mit 25 Mitarbeitern, die Kundendaten verarbeiten, ist zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet.
Warum ist ein Datenschutzbeauftragter sinnvoll – auch wenn er nicht Pflicht ist?
Selbst wenn die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann sie für Unternehmen viele Vorteile bringen:
1. Sicherstellung der DSGVO-Compliance
Die DSGVO ist komplex, und Verstöße können hohe Bußgelder nach sich ziehen – bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 83 Abs. 5 DSGVO). Ein Datenschutzbeauftragter hilft, Datenschutzrisiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur DSGVO-Compliance in Berlin umzusetzen.
2. Vertrauen bei Kunden und Partnern
Ein professionelles Datenschutzmanagement, unterstützt durch einen Datenschutzbeauftragten, signalisiert Kunden und Geschäftspartnern, dass Sie den Schutz ihrer Daten ernst nehmen. Dies ist besonders in Branchen wie E-Commerce oder Gesundheitswesen ein Wettbewerbsvorteil.
3. Unterstützung bei Datenschutz-Audits
Ein Datenschutzbeauftragter kann Datenschutz-Audits in Berlin durchführen, um Schwachstellen in Ihren Prozessen zu identifizieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO durchführen müssen, z. B. bei der Einführung neuer Technologien.
4. Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden
Im Falle einer Prüfung durch die Berliner Datenschutzbehörde dient der Datenschutzbeauftragte als zentraler Ansprechpartner. Er kann die Kommunikation erleichtern und sicherstellen, dass alle erforderlichen Unterlagen, wie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), vorliegen.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
Unternehmen stehen vor der Wahl, einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten in Berlin zu bestellen. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile:
Interner Datenschutzbeauftragter
- Vorteile: Kennt die internen Prozesse genau, ist jederzeit verfügbar.
- Nachteile: Muss umfassend geschult werden, kann Interessenkonflikte haben (z. B. wenn er gleichzeitig in der IT-Abteilung tätig ist). Zudem genießt ein interner DSB Kündigungsschutz (§ 6 Abs. 4 BDSG).
Externer Datenschutzbeauftragter
- Vorteile: Bringt Fachwissen und Erfahrung mit, ist unabhängig, keine zusätzlichen Schulungskosten.
- Nachteile: Kann höhere Kosten verursachen, ist nicht immer vor Ort.
Für viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in Berlin, ist ein externer Datenschutzbeauftragter in Berlin die praktikablere Lösung, da er flexibel und kosteneffizient ist.
Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter?
Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind vielfältig und umfassen:
- Beratung: Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO, z. B. bei der Erstellung von Datenschutzerklärungen (Art. 13, 14 DSGVO).
- Überwachung: Kontrolle der Einhaltung der DSGVO, z. B. durch Datenschutz-Audits in Berlin.
- Schulung: Sensibilisierung der Mitarbeiter für Datenschutzthemen.
- Risikobewertung: Unterstützung bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35 DSGVO).
- Ansprechpartner: Kontaktperson für Betroffene und Aufsichtsbehörden.
Praxisbeispiel: Ein Berliner Unternehmen führt eine neue CRM-Software ein. Der Datenschutzbeauftragte prüft, ob die Software DSGVO-konform ist, und führt eine DSFA durch, um Risiken für die Rechte der Kunden zu bewerten.
Häufige Fehler bei der DSGVO-Umsetzung ohne Datenschutzbeauftragten
Ohne einen Datenschutzbeauftragten machen Unternehmen oft folgende Fehler:
- Fehlende Dokumentation: Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird nicht geführt (Art. 30 DSGVO).
- Keine Schulungen: Mitarbeiter sind nicht ausreichend für Datenschutz sensibilisiert, was zu Datenpannen führt.
- Unzureichende Verträge: Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Dienstleistern fehlen (Art. 28 DSGVO).
- Ignorieren von Betroffenenrechten: Anfragen von Kunden zu Auskunft oder Löschung werden nicht fristgerecht bearbeitet (Art. 15–20 DSGVO).
Fazit: Ein Datenschutzbeauftragter lohnt sich
Ob verpflichtend oder freiwillig – ein Datenschutzbeauftragter ist für viele Unternehmen ein unverzichtbarer Bestandteil, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und Datenschutzrisiken zu minimieren. Er sorgt nicht nur für DSGVO-Compliance in Berlin, sondern schafft auch Vertrauen bei Kunden und Partnern. Besonders ein externer Datenschutzbeauftragter in Berlin bietet Flexibilität und Expertise, die gerade für KMU von Vorteil sind.
Über Globeria Datenschutz
Bei Globeria Datenschutz sind wir Ihr verlässlicher Partner für alle Datenschutzfragen in Berlin und darüber hinaus. Unsere Dienstleistungen umfassen:
- Externer Datenschutzbeauftragter in Berlin: Wir übernehmen die Rolle des Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen.
- DSGVO-Compliance in Berlin: Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der DSGVO und sorgen für rechtliche Sicherheit.
- Datenschutz-Audits in Berlin: Unsere Experten führen umfassende Audits durch, um Schwachstellen zu identifizieren.
- Schulungen: Wir bieten praxisnahe Schulungen für Ihre Mitarbeiter an.
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