Wie wird eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) dokumentiert?

Einführung und Bedeutung der Dokumentation:

Die Dokumentation einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein wesentlicher Bestandteil des Datenschutzmanagements gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie dient als Nachweis für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und bietet eine strukturierte Darstellung der Bewertung und Bewältigung von Datenschutzrisiken. Hier sind die Anforderungen und Schritte zur Dokumentation einer DSFA im Detail erläutert:

Anforderungen an die Dokumentation gemäß Artikel 35 DSGVO:

1. Detaillierte Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge:
   • Zwecke der Verarbeitung: Die Dokumentation sollte eine klare und präzise Beschreibung der Zwecke der Datenverarbeitung enthalten. Dies hilft, die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung zu beurteilen.
   • Art der verarbeiteten Daten: Es sollten die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten spezifiziert werden, wie z.B. Kontaktdaten, Finanzdaten oder Gesundheitsdaten.
   • Betroffene Personen: Die Dokumentation sollte angeben, welche Gruppen von Personen betroffen sind, z.B. Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten.
   • Technologien und Methoden: Die eingesetzten Technologien und Methoden zur Datenverarbeitung sollten detailliert beschrieben werden.
2. Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit:
   • Zweckbindung: Es sollte dokumentiert werden, dass die Verarbeitung auf spezifische, ausdrückliche und legitime Zwecke beschränkt ist und nicht in einer Weise weiterverarbeitet wird, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist.
   • Datenminimierung: Die Dokumentation sollte zeigen, dass nur die für die Zwecke der Verarbeitung erforderlichen Daten erhoben und verarbeitet werden.
   • Speicherbegrenzung: Es sollte festgelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und dass sie gelöscht oder anonymisiert werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
3. Risikobewertung:
   • Identifikation der Risiken: Die Dokumentation sollte eine detaillierte Auflistung der identifizierten Risiken enthalten, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind.
   • Bewertung der Risiken: Die Wahrscheinlichkeit und die Schwere der identifizierten Risiken sollten bewertet werden, um ihre potenziellen Auswirkungen auf die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu bestimmen.
   • Betroffene Rechte und Freiheiten: Die spezifischen Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen, die durch die identifizierten Risiken gefährdet werden könnten, sollten dokumentiert werden.
4. Maßnahmen zur Risikominderung:
   • Technische und organisatorische Maßnahmen: Die Dokumentation sollte die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Risikominderung beschreiben, die implementiert wurden oder geplant sind. Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Zugriffskontrollen, Schulungen und Datenschutzrichtlinien.
   • Wirksamkeit der Maßnahmen: Es sollte dokumentiert werden, wie die Wirksamkeit der Maßnahmen zur Risikominderung überwacht und überprüft wird.

Prozess der Dokumentation einer DSFA:

1. Vorbereitung:
   • Erfassung aller relevanten Informationen: Vor Beginn der Dokumentation sollten alle relevanten Informationen über die Verarbeitungsvorgänge, die eingesetzten Technologien und die betroffenen Personen gesammelt werden.
   • Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen: Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, wie IT, Recht und Datenschutz, ist oft notwendig, um eine umfassende und genaue Dokumentation zu gewährleisten.
2. Erstellung der Dokumentation:
   • Verarbeitungsvorgänge beschreiben: Eine detaillierte Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge wird erstellt, einschließlich der Zwecke der Verarbeitung, der Art der verarbeiteten Daten und der betroffenen Personen.
   • Risikobewertung durchführen: Die identifizierten Risiken werden bewertet, und die Ergebnisse dieser Bewertung werden dokumentiert. Dies umfasst die Wahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken sowie die potenziellen Auswirkungen auf die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.
   • Maßnahmen zur Risikominderung festlegen: Die festgelegten Maßnahmen zur Risikominderung werden beschrieben, einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen, und ihre Wirksamkeit wird bewertet.
3. Überprüfung und Aktualisierung:
   • Regelmäßige Überprüfung: Die Dokumentation der DSFA sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Verarbeitungsvorgängen und Datenschutzanforderungen entspricht.
   • Anpassung bei Änderungen: Wenn sich die Verarbeitungsvorgänge ändern oder neue Risiken identifiziert werden, sollte die Dokumentation entsprechend angepasst und aktualisiert werden.

Relevante Artikel der DSGVO:

• Artikel 35: Datenschutz-Folgenabschätzung
• Artikel 32: Sicherheit der Verarbeitung
• Erwägungsgrund 84: Anwendungsbereich der DSFA
• Erwägungsgrund 90: Durchführung der DSFA

Praktische Beispiele für die Dokumentation einer DSFA:

• Einführung neuer Technologien: Ein Unternehmen plant die Einführung einer neuen Technologie zur Gesichtserkennung. Die DSFA-Dokumentation umfasst eine detaillierte Beschreibung der Technologie, die Bewertung der Datenschutzrisiken und die Maßnahmen zur Risikominderung, wie z.B. die Implementierung von Zugangskontrollen und die Pseudonymisierung der Daten.
• Verarbeitung sensibler Daten: Eine medizinische Einrichtung dokumentiert eine DSFA für die Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten. Die Dokumentation enthält eine Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge, die Risikobewertung und die Maßnahmen zur Risikominderung, wie z.B. die Verschlüsselung der Daten und die Schulung der Mitarbeiter.

Zusammenfassung:

Die Dokumentation einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein wesentlicher Bestandteil des Datenschutzmanagements gemäß der DSGVO. Sie dient als Nachweis für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und bietet eine strukturierte Darstellung der Bewertung und Bewältigung von Datenschutzrisiken. Die Dokumentation umfasst eine detaillierte Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge, die Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit, die Risikobewertung und die Maßnahmen zur Risikominderung. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Dokumentation stellen sicher, dass sie den aktuellen Verarbeitungsvorgängen und Datenschutzanforderungen entspricht. Durch die ordnungsgemäße Dokumentation einer DSFA wird der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet und die Einhaltung der DSGVO sichergestellt.