Ein Datenschutz-Audit ist ein zentrales Instrument, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherzustellen. Dabei wird geprüft, ob ein Unternehmen datenschutzrechtlich korrekt mit personenbezogenen Daten umgeht. Doch wie oft sollte ein solches Audit durchgeführt werden?
1. Regelmäßige Audits – mindestens einmal jährlich
Die DSGVO schreibt zwar keinen konkreten Turnus für Datenschutz-Audits vor, jedoch ergibt sich aus dem Grundsatz der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) die Verpflichtung, nachweisen zu können, dass Datenschutzmaßnahmen angemessen und wirksam sind.
Um dies sicherzustellen, empfehlen Datenschutzexperten und Aufsichtsbehörden, ein Datenschutz-Audit mindestens einmal jährlich durchzuführen. Nur so kann gewährleistet werden, dass neue Risiken, technische Änderungen oder rechtliche Anpassungen frühzeitig erkannt und adressiert werden.
2. Anlassbezogene Audits sind Pflicht
Zusätzlich zum regelmäßigen Audit-Turnus sind sogenannte anlassbezogene Audits erforderlich, wenn:
- neue Prozesse oder Technologien eingeführt werden (siehe Art. 25 DSGVO – Datenschutz durch Technikgestaltung),
- eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich ist (Art. 35 DSGVO),
- ein Datenschutzverstoß aufgetreten ist,
- sich gesetzliche Grundlagen ändern (z. B. neue Urteile oder Empfehlungen der Datenschutzkonferenz),
- neue Auftragsverarbeiter eingebunden werden (Art. 28 DSGVO).
Diese Maßnahmen dienen der Risikominimierung und zeigen proaktives Datenschutzmanagement.
3. Branche und Risikoprofil beeinflussen den Turnus
Die Häufigkeit von Audits sollte sich auch an der Art, dem Umfang und dem Risiko der Datenverarbeitung orientieren:
- In besonders datensensiblen Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzen oder Bildung sind halbjährliche Audits sinnvoll.
- Kleinere Unternehmen mit geringem Risiko können ggf. einen Turnus von 12 bis 18 Monaten wählen – sofern keine Änderungen in Prozessen oder Systemen stattfinden.
Die Verhältnismäßigkeit ist hier entscheidend – wie auch aus Erwägungsgrund 76 der DSGVO hervorgeht.
4. Vorteile regelmäßiger Datenschutz-Audits
- Frühzeitige Erkennung von Schwachstellen
- Minimierung von Haftungs- und Bußgeldrisiken (vgl. Art. 83 DSGVO)
- Stärkung des Vertrauens bei Kunden, Mitarbeitern und Partnern
- Nachweisbarkeit gegenüber Aufsichtsbehörden im Sinne der Rechenschaftspflicht
Fazit: Datenschutz-Audit als kontinuierlicher Prozess
Ein Datenschutz-Audit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Bestandteil eines DSGVO-konformen Unternehmens. Die Kombination aus jährlichen Routine-Audits und anlassbezogenen Überprüfungen ist der Schlüssel zur nachhaltigen Datenschutzsicherheit.
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