Die Auswahl eines geeigneten externen Datenschutzbeauftragten (DSB) erfordert sorgfältige Überlegung und Recherche. Ein qualifizierter DSB kann erheblich dazu beitragen, die datenschutzrechtliche Compliance im Unternehmen sicherzustellen und das Vertrauen der betroffenen Personen zu stärken. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte und Kriterien zur Auswahl eines geeigneten externen Datenschutzbeauftragten beschrieben:
Qualifikationen und Fachkenntnisse prüfen
Ein geeigneter externer DSB sollte über umfassende Qualifikationen und Fachkenntnisse im Bereich Datenschutzrecht und Datenschutzpraxis verfügen. Zu den wichtigsten Qualifikationen gehören:
- Rechtskenntnisse: Fundierte Kenntnisse der DSGVO, des BDSG und anderer relevanter Datenschutzgesetze.
- Technische Kenntnisse: Verständnis der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich IT-Sicherheit und Datenverarbeitungstechnologien.
- Berufserfahrung: Nachweisbare Erfahrung im Bereich Datenschutz, idealerweise durch frühere Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter oder in vergleichbaren Rollen.
- Zertifizierungen: Relevante Zertifizierungen wie CIPP/E (Certified Information Privacy Professional/Europe), CIPM (Certified Information Privacy Manager) oder TÜV-Zertifikate im Bereich Datenschutz.
Referenzen und Bewertungen einholen
Es ist empfehlenswert, Referenzen und Bewertungen von früheren oder aktuellen Kunden des externen DSBs einzuholen. Positive Rückmeldungen und Empfehlungen können ein guter Indikator für die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistungen sein. Unternehmen sollten nach spezifischen Erfahrungen und Erfolgen fragen, um ein umfassendes Bild der Leistungsfähigkeit des DSBs zu erhalten.
Unabhängigkeit und Objektivität sicherstellen
Ein externer DSB sollte unabhängig und objektiv agieren können. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass der DSB keine Interessenkonflikte hat, die seine Unabhängigkeit beeinträchtigen könnten. Unternehmen sollten klären, ob der DSB in irgendeiner Weise wirtschaftlich oder organisatorisch mit dem Unternehmen verbunden ist, um sicherzustellen, dass seine Beratung und Überwachung unvoreingenommen erfolgt.
Angebot und Kostenstruktur vergleichen
Unternehmen sollten mehrere Angebote von potenziellen externen Datenschutzbeauftragten einholen und die Kostenstrukturen vergleichen. Es ist wichtig, die angebotenen Dienstleistungen und die damit verbundenen Kosten im Detail zu prüfen. Dies umfasst sowohl die initialen Kosten für die Bestandsaufnahme und Analyse als auch die laufenden Kosten für Beratung, Überwachung und Schulung.
Vertragsbedingungen und Verfügbarkeit prüfen
Die Vertragsbedingungen und die Verfügbarkeit des externen DSBs sollten sorgfältig geprüft werden. Wichtige Aspekte sind die vertraglich vereinbarten Leistungen, die Laufzeit des Vertrags, Kündigungsbedingungen und die Regelungen zur Verfügbarkeit und Erreichbarkeit des DSBs. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der DSB im Bedarfsfall schnell und zuverlässig erreichbar ist.
Persönliches Gespräch und Kennenlernen
Ein persönliches Gespräch mit dem potenziellen externen DSB kann helfen, einen Eindruck von seiner Arbeitsweise und Persönlichkeit zu gewinnen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass der DSB gut zum Unternehmen passt und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich ist. Im Gespräch sollten Unternehmen spezifische Fragen zu den geplanten Datenschutzmaßnahmen und zur Vorgehensweise des DSBs stellen.
Schulungs- und Sensibilisierungsangebote prüfen
Ein externer DSB sollte umfassende Schulungs- und Sensibilisierungsangebote für die Mitarbeiter des Unternehmens bieten. Diese Schulungen sind entscheidend, um das Bewusstsein für Datenschutzthemen zu schärfen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die datenschutzrechtlichen Anforderungen kennen und einhalten. Unternehmen sollten prüfen, welche Schulungsformate und -inhalte der DSB anbietet und wie diese in den laufenden Betrieb integriert werden können.
Zusammengefasst erfordert die Auswahl eines geeigneten externen Datenschutzbeauftragten eine sorgfältige Prüfung der Qualifikationen, die Einholung von Referenzen, die Sicherstellung der Unabhängigkeit, das Vergleichen von Angeboten und Kosten sowie das Prüfen der Vertragsbedingungen und der Schulungsangebote. Ein persönliches Gespräch kann zusätzlich helfen, den passenden DSB für das Unternehmen zu finden.
