In einer immer digitaler werdenden Welt spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die personenbezogenen Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter schützen und dabei die geltenden Datenschutzgesetze einhalten. Eine Möglichkeit, dies zu gewährleisten, ist die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten. Dabei können Unternehmen zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten wählen. In diesem Artikel beleuchten wir die Rolle eines externen Datenschutzbeauftragten und gehen auf rechtliche Hinweise ein.
Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine externe Fachkraft oder ein externes Unternehmen, das von einer Organisation beauftragt wird, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen. Diese Experten verfügen über umfassende Kenntnisse im Datenschutzrecht und unterstützen das Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten
Ein externer DSB hat vielfältige Aufgaben, darunter:
- Beratung: Er berät das Unternehmen hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Überwachung: Er überwacht die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen innerhalb der Organisation.
- Schulung: Er schult die Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten und sensibilisiert sie für datenschutzrelevante Themen.
- Dokumentation: Er erstellt und pflegt die notwendige Datenschutzdokumentation, wie Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen.
- Ansprechpartner: Er fungiert als Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen bei datenschutzrechtlichen Anfragen oder Beschwerden.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Beauftragung eines externen DSB bietet zahlreiche Vorteile:
- Unabhängigkeit: Ein externer DSB agiert unabhängig und kann objektive Empfehlungen aussprechen.
- Fachwissen: Externe DSBs sind hochspezialisiert und stets über die neuesten Entwicklungen im Datenschutzrecht informiert.
- Ressourceneffizienz: Unternehmen müssen keine internen Ressourcen für die Ausbildung und Weiterbildung eines Datenschutzbeauftragten aufwenden.
- Flexibilität: Ein externer DSB kann je nach Bedarf und Umfang der Datenschutzaufgaben flexibel eingesetzt werden.
Rechtliche Hinweise
Gemäß Artikel 37 der DSGVO sind bestimmte Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dies gilt insbesondere für:
- Öffentliche Stellen und Einrichtungen: Unabhängig von ihrer Größe.
- Unternehmen, deren Kerntätigkeit die regelmäßige und systematische Überwachung betroffener Personen in großem Umfang erfordert: Dazu gehören beispielsweise Kreditinstitute und Versicherungen.
- Unternehmen, deren Kerntätigkeit die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten umfasst: Dazu zählen Gesundheitsdaten, Daten zur religiösen Überzeugung oder genetische Daten.
Haftung und Verantwortung
Ein externer Datenschutzbeauftragter trägt eine erhebliche Verantwortung, da er sicherstellen muss, dass das Unternehmen die Datenschutzgesetze einhält. Bei Verstößen gegen die DSGVO können hohe Bußgelder verhängt werden. Dennoch bleibt die letztendliche Verantwortung für den Datenschutz immer beim Unternehmen selbst.
FAQs
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten für einen externen DSB variieren je nach Umfang der Aufgaben und der Größe des Unternehmens. Typischerweise werden monatliche Pauschalen oder stundenbasierte Honorare vereinbart.
Wie finde ich einen geeigneten externen Datenschutzbeauftragten?
Unternehmen können sich an spezialisierte Beratungsfirmen oder Anwaltskanzleien wenden, die Datenschutzdienstleistungen anbieten. Wichtig ist, dass der DSB über die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügt.
Kann ein Unternehmen auch ohne Datenschutzbeauftragten auskommen?
Nur wenn das Unternehmen nicht zu den gesetzlich verpflichteten Unternehmen gehört, kann es auf einen DSB verzichten. Allerdings müssen dennoch alle Datenschutzvorgaben eingehalten werden.
Welche Qualifikationen sollte ein externer Datenschutzbeauftragter haben?
Ein externer DSB sollte fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht und einschlägige Praxiserfahrung haben. Zertifizierungen und Weiterbildungen im Bereich Datenschutz sind von Vorteil.
Was passiert, wenn ein Unternehmen gegen Datenschutzgesetze verstößt?
Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen hohe Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
