Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist für die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzgesetze innerhalb eines Unternehmens verantwortlich. Unternehmen können entweder einen internen oder einen externen DSB benennen. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen einem externen und einem internen Datenschutzbeauftragten anhand verschiedener Aspekte beschrieben:
1. Kosten:
- Externer DSB: Kosteneffizient, da Unternehmen keine langfristigen Gehalts- und Weiterbildungskosten tragen müssen. Externe DSBs arbeiten oft auf Basis von Pauschal- oder Stundensätzen, was die Kosten planbarer macht.
- Interner DSB: Höhere Gesamtkosten durch Gehalt, Sozialleistungen und kontinuierliche Weiterbildung.
2. Fachwissen und Expertise:
- Externer DSB: Bringt spezialisiertes Wissen und umfassende Erfahrung im Datenschutz mit. Oftmals besitzen externe DSBs Zertifizierungen wie CIPP/E oder CIPM und sind stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen (Artikel 37 Absatz 5 DSGVO).
- Interner DSB: Muss regelmäßig geschult und fortgebildet werden, um auf dem neuesten Stand der Entwicklungen im Datenschutz zu bleiben. Dies kann zeit- und kostenintensiv sein.
3. Unabhängigkeit und Objektivität:
- Externer DSB: Kann unabhängiger und objektiver agieren, da er keine internen politischen oder persönlichen Interessen hat. Dies minimiert das Risiko von Interessenkonflikten.
- Interner DSB: Könnte durch interne Strukturen und Beziehungen beeinflusst werden, was die Objektivität beeinträchtigen kann.
4. Verfügbarkeit:
- Externer DSB: Steht auf Abruf zur Verfügung und kann flexibel nach Bedarf eingesetzt werden. Dies ermöglicht eine skalierbare Lösung, die sich an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt.
- Interner DSB: Ist ständig im Unternehmen präsent, was eine kontinuierliche Verfügbarkeit sicherstellt. Dies kann jedoch zu Überlastung führen, besonders in kleineren Unternehmen.
5. Ressourceneffizienz:
- Externer DSB: Effizient in der Nutzung von Ressourcen, da Unternehmen keine internen Kapazitäten für Schulungen oder spezielle Datenschutztools bereitstellen müssen.
- Interner DSB: Erfordert oft zusätzliche Ressourcen für Weiterbildung und spezialisierte Tools, um die Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
6. Aktualität der Kenntnisse:
- Externer DSB: Hat in der Regel Zugang zu den neuesten Entwicklungen und Best Practices im Datenschutzbereich, da er häufig mehrere Kunden betreut und sich kontinuierlich fortbildet.
- Interner DSB: Muss aktiv weitergebildet werden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben, was zusätzliche Zeit und Kosten verursacht.
7. Flexibilität:
- Externer DSB: Bietet hohe Flexibilität und kann je nach Bedarf des Unternehmens mehr oder weniger intensiv eingebunden werden.
- Interner DSB: Weniger flexibel, da er in der Regel fest in die Unternehmensstruktur eingebunden ist und nicht so einfach skaliert werden kann.
8. Verantwortung und Haftung:
- Externer DSB: Hat eine Berufshaftpflichtversicherung, die Risiken abdeckt. Dies bietet Unternehmen zusätzlichen Schutz vor möglichen Schadensersatzansprüchen.
- Interner DSB: Haftet im Rahmen seiner Anstellung, jedoch trägt das Unternehmen das volle Risiko bei Datenschutzverstößen.
9. Schulung und Sensibilisierung:
- Externer DSB: Bietet spezialisierte Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen, die auf Best Practices und aktuelle Entwicklungen im Datenschutz abgestimmt sind.
- Interner DSB: Muss Schulungsprogramme selbst entwickeln oder externe Schulungen besuchen, was zusätzliche Kosten und organisatorischen Aufwand bedeutet.
10. Strategische Beratung:
- Externer DSB: Kann strategische Beratung bieten, die auf einer breiten Erfahrung in verschiedenen Branchen basiert. Dies ermöglicht eine umfassende und ganzheitliche Sichtweise auf Datenschutzstrategien.
- Interner DSB: Hat eine tiefere Einsicht in die spezifischen Prozesse und Strukturen des Unternehmens, jedoch möglicherweise weniger Erfahrung in der Anwendung von Datenschutzstrategien in unterschiedlichen Kontexten.
Effektivität des externen Datenschutzbeauftragten
Die Effektivität eines externen Datenschutzbeauftragten zeigt sich besonders in der Kombination aus Kostenersparnis und hoher Expertise. Durch die Flexibilität und das spezialisierte Wissen können externe DSBs effizient und zielgerichtet arbeiten, ohne die internen Ressourcen des Unternehmens übermäßig zu belasten. Dies ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen vorteilhaft, die keine Kapazitäten haben, einen vollzeitbeschäftigten internen DSB zu unterhalten. Insgesamt bietet der externe DSB eine kosteneffiziente, flexible und hochspezialisierte Lösung für die Einhaltung der Datenschutzgesetze.
