Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) hat eine Vielzahl von Aufgaben, die darauf abzielen, die Einhaltung der Datenschutzgesetze in einem Unternehmen sicherzustellen und die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu schützen. Die Aufgaben eines DSB sind umfassend in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt. Zu den wichtigsten Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten gehören:
Beratung und Schulung
Der DSB berät das Unternehmen und die Mitarbeiter in allen datenschutzrechtlichen Fragen. Er informiert über die Pflichten, die sich aus der DSGVO und dem BDSG ergeben, und unterstützt bei der Umsetzung datenschutzkonformer Prozesse. Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen sind ebenfalls Teil seiner Aufgaben, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung des Datenschutzes verstehen und in der Lage sind, datenschutzkonform zu handeln (Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).
Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften
Der DSB überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und der internen Datenschutzrichtlinien. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen sowie die Überwachung der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben in den täglichen Geschäftsprozessen (Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).
Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
Bei Datenverarbeitungen, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen mit sich bringen, führt der DSB eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durch. Diese Bewertung ist insbesondere bei neuen Technologien oder Datenverarbeitungsverfahren erforderlich, die erhebliche Auswirkungen auf den Schutz personenbezogener Daten haben können (Artikel 35 DSGVO).
Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Der DSB fungiert als Ansprechpartner für die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde und kooperiert mit dieser bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Er unterstützt die Aufsichtsbehörde bei Anfragen und Kontrollen und stellt sicher, dass das Unternehmen auf datenschutzrechtliche Anforderungen schnell und angemessen reagiert (Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO).
Dokumentation und Berichterstattung
Ein wichtiger Teil der Aufgaben des DSB ist die Dokumentation aller datenschutzrelevanten Vorgänge und Maßnahmen. Er erstellt und pflegt das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, führt Datenschutz-Folgenabschätzungen durch und dokumentiert diese, und stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben schriftlich festgehalten und nachweisbar sind (Artikel 30 DSGVO).
Anlaufstelle für betroffene Personen
Der DSB dient als Anlaufstelle für betroffene Personen, die Fragen oder Beschwerden in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben. Er unterstützt die betroffenen Personen bei der Wahrnehmung ihrer Rechte, wie dem Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch (Artikel 38 Absatz 4 DSGVO).
Entwicklung und Implementierung von Datenschutzstrategien
Der DSB entwickelt Datenschutzstrategien und -konzepte, die auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sind. Er unterstützt bei der Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und sorgt dafür, dass Datenschutz ein integraler Bestandteil aller Geschäftsprozesse wird (Artikel 24 DSGVO).
Überprüfung und Anpassung bestehender Prozesse
Ein externer DSB überprüft regelmäßig die bestehenden Datenschutzprozesse und passt diese bei Bedarf an neue gesetzliche Anforderungen oder technologische Entwicklungen an. Dies beinhaltet die laufende Bewertung und Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen (Artikel 32 DSGVO).
Erstellung von Datenschutzrichtlinien
Der DSB erstellt und aktualisiert die internen Datenschutzrichtlinien des Unternehmens. Diese Richtlinien definieren die Grundsätze und Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter die datenschutzrechtlichen Anforderungen kennen und einhalten (Artikel 24 DSGVO).
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten vielfältig und umfassend sind. Sie zielen darauf ab, die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen, Risiken zu minimieren und das Vertrauen der betroffenen Personen in den Umgang mit ihren Daten zu stärken.
