Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) hat gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verschiedene rechtliche Pflichten. Diese Pflichten sind darauf ausgelegt, die datenschutzrechtliche Compliance im Unternehmen sicherzustellen und die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu schützen. Im Folgenden werden die wichtigsten rechtlichen Pflichten eines externen Datenschutzbeauftragten detailliert beschrieben:
Beratung und Unterrichtung
Der DSB hat die Pflicht, das Unternehmen und die Mitarbeiter in Fragen des Datenschutzes zu beraten und zu unterrichten. Dies umfasst die Aufklärung über die datenschutzrechtlichen Pflichten und die Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO und des BDSG. Der DSB muss sicherstellen, dass alle Beteiligten über ihre Rechte und Pflichten im Umgang mit personenbezogenen Daten informiert sind (Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).
Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften
Der DSB muss die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und internen Datenschutzrichtlinien überwachen. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen und -prozesse im Unternehmen. Der DSB hat sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben erfolgt und dass alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten (Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).
Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
Bei Datenverarbeitungen, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen mit sich bringen, muss der DSB eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen. Diese Pflicht umfasst die Identifikation und Bewertung der Risiken sowie die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Risikominimierung. Der DSB muss sicherstellen, dass die DSFA ordnungsgemäß dokumentiert und bei Bedarf aktualisiert wird (Artikel 35 DSGVO).
Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Der DSB ist verpflichtet, mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zusammenzuarbeiten. Dies beinhaltet die Kommunikation und Koordination mit der Behörde bei Anfragen, Prüfungen und Untersuchungen. Der DSB muss sicherstellen, dass das Unternehmen auf Anfragen der Aufsichtsbehörde rechtzeitig und umfassend reagiert und alle erforderlichen Informationen bereitstellt (Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO).
Dokumentation und Berichterstattung
Der DSB hat die Pflicht, alle datenschutzrelevanten Vorgänge und Maßnahmen zu dokumentieren. Dies umfasst die Erstellung und Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, die Dokumentation von Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Aufzeichnung aller datenschutzrechtlichen Prüfungen und Überwachungen. Die Dokumentation dient als Nachweis für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und muss auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden (Artikel 30 DSGVO).
Unterstützung bei der Wahrung der Rechte betroffener Personen
Der DSB muss sicherstellen, dass die Rechte der betroffenen Personen gewahrt werden. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Der DSB muss Anfragen betroffener Personen zeitnah bearbeiten und sicherstellen, dass die gesetzlichen Fristen eingehalten werden (Artikel 15 bis 22 DSGVO).
Entwicklung und Implementierung von Datenschutzstrategien
Der DSB hat die Pflicht, Datenschutzstrategien und -konzepte zu entwickeln und zu implementieren. Dies umfasst die Definition von Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der Daten. Der DSB muss sicherstellen, dass Datenschutz ein integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie und -prozesse ist (Artikel 24 DSGVO).
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Datenschutzmaßnahmen
Der DSB muss die bestehenden Datenschutzmaßnahmen regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen. Dies beinhaltet die laufende Bewertung der Wirksamkeit der Datenschutzmaßnahmen und die Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten. Der DSB muss sicherstellen, dass die Datenschutzmaßnahmen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und technologischen Entwicklungen entsprechen (Artikel 32 DSGVO).
Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter
Der DSB hat die Pflicht, die Mitarbeiter im Unternehmen regelmäßig zu schulen und zu sensibilisieren. Dies umfasst die Durchführung von Schulungen und Workshops, um das Bewusstsein für Datenschutzthemen zu schärfen und die Mitarbeiter über ihre Pflichten im Umgang mit personenbezogenen Daten zu informieren. Gut informierte Mitarbeiter sind ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Datenschutzmanagements (Artikel 39 Absatz 1 DSGVO).
Zusammengefasst hat ein externer Datenschutzbeauftragter zahlreiche rechtliche Pflichten, die darauf abzielen, die datenschutzrechtliche Compliance im Unternehmen sicherzustellen und die Rechte der betroffenen Personen zu schützen. Die Einhaltung dieser Pflichten ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren und das Vertrauen der betroffenen Personen in den Umgang mit ihren Daten zu stärken.
